Форма отображается в так называемом представлении формы. Это специальный компонент, который служит для одновременного отображения списка записей и одной записи для редактирования. Одна запись отображается в самой форме, а список записей отображается в табличной части формы. Вы можете настроить взаимное расположение формы и ее табличной части друг относительно друга. Возможные варианты представлений: таблица слева, таблица справа, таблица вверху, таблица внизу, только форма, только таблица, простая форма. Каждое из представлений имеет свои особенности, которые нужно знать при разработке своего приложения базы данных.

Во всех этих представлениях, кроме представления «Только форма», вы можете одновременно просматривать и список записей, и подробности одной выделенной записи. Представления допускают открывать подчиненные записи в режиме просмотра. Если на форме есть подчиненные формы, запросы или вычисляемые надписи, обращающиеся к базе, то перемещение по записям может осуществляться с задержками. Особенно задержки заметны при медленном соединении. Это происходит из-за того, что программа обращается к базе для обновления подчиненных данных и надписей. Если задержки вызывают дискомфорт, то стоит обратить внимания на следующие представления формы.

В этом представлении отображается только табличная часть формы, а сама форма открывается отдельно в окне редактирования. Перемещение по записям происходит быстро из-за того, что обновление подчиненных данных и надписей происходит только при открытии окна редактирования. Кстати, все подчиненные формы находятся в представлении «Только таблица», поэтому для них действуют те же правила, что и для основных форм. Если включена опция табличной части «Редактирование» (т. е. редактировать данные можно прямо в таблице), то окно редактирования не появляется.

Простая форма стоит особняком от всех представлений. Внешне выглядит как «Только форма», но никаких данных в себе не хранит. Форма всегда находится в состоянии редактирования, поэтому находящиеся на ней поля можно свободно изменять. Все кнопки, кроме кнопок «Печать» и «Помощь» неактивны, т. к. они не используются в этом представлении. Простая форма в сочетании с запросами используется для создания различных отчетных форм или форм навигаций, что является более мощной альтернативой отчетам. Благодаря запросам возможно сократить объем читаемых данных до необходимого минимума и повысить быстродействие приложения при медленном подключении.