Примеры отчетов См. также статью.

Отчеты (и запросы) - простое средство извлечения и сведения данных из разных форм. Отчет может группировать данные и проделывать с ними различные вычисления. Примерами отчетов могут быть: остатки товаров на складе, доходы и расходы за период, статистика продаж и т. д. Отчет отображается в отдельном окне в виде таблицы. Данные отчета могут быть ограничены параметрами, которые определяет набор отображаемых данных.

Управления отчетами осуществляется в окне отчетов, доступном из меню «Файл-Отчеты». Отчеты можно настраивать в дизайнере и в пользовательском режиме. Отчет имеет множество настроек. Все начинается с настройки отбора.

В настройках отбора вы указываете из каких форм извлекать данные, какие вычисления проводить с ними, какие поля должны отображаться, а какие выступать в роли параметров. В качестве источника отбора может выступать форма и (необязательно) одна подчиненная форма (таблица). В отборе может быть один или несколько источников. Выберите поля, которые вы хотите видеть в результате. Для этого нажмите кнопку «Добавить поле» и в новой строке дважды щелкните по ячейке. Поля, принадлежащие основной форме, отмечаются восклицательным знаком перед именем. Поля типа «объект» содержат в себе поля связанной формы - поля объекта, в том числе вложенные объекты. Обычно вам нужно будет выбирать какое-либо поле объекта, а не сам объект, т. к. если выбрать сам объект (к примеру, «Товар» или «Товар|Группа»), то в отчете вы увидите непонятные числа, вместо текста. На самом деле это ID записей связанной формы, но для пользователя они не имеют смысла. Имена полей должны быть уникальными. Напротив каждого поля вы можете указать видимость поля в отчете и возможность фильтрации по этому полю (флажок «Параметр»). Имена полей должны быть уникальными. Допускается совпадение имен только для пары полей, если одно видимое, а другое является параметром.

Над данными могут быть проведены вычисления. Вид вычислений зависит от того, какая выбрана функция. Функция выбирается для каждого поля, по которому нужно вычислить результат. Остальные поля образуют группы. Функция вычисляет результат для каждой группы. Назначение функций:

• Сумма - вычисляет итоговую сумму.
• Среднее - вычисляет среднее значение.
• Максимум - вычисляет максимальное значение.
• Минимум - вычисляет минимальное значение.
• Количество - считает количество записей или непустых значений (зависит от того выбрано ли поле).
• Баланс - вычисляет разницу прихода и расхода. Нужно обязательно указывать тип источника: приход или расход.
• Кол-во различных - считает кол-во уникальных значений поля.
• Соединить - соединяет значения поля в одну строку, разделяя значения точкой с запятой и пробелом. В результат не включаются повторяющиеся значения.
• Соединить все - соединяет значения поля в одну строку, разделяя значения точкой с запятой и пробелом. В результат входят все значения, в том числе повторы.

В левом верхнем углу окна есть кнопка «Подбор». Она открывает окно выбора поля в режиме подбора. Щелкайте дважды по полям, чтобы добавить их в отбор. Закройте окно, когда добавите все необходимые поля в отбор. Когда добавляется поле, программа ищет первую незаполненную ячейку в источнике, начиная с текущей выделенной ячейки. Если пустая ячейка найдена, программа выделяет и заполняет ее. Если все ячейки заполнены, программа добавляет новую строку в отбор и заполняет ячейку.

Рассмотрим на простом примере как работают функции и группировка данных. Пусть есть форма со следующими данными:

Посчитаем сколько всего хлеба и крупы с учетом единицы измерения. В отборе выберем поля и функцию. Будет это выглядеть следующим образом (схематично):

Если в отборе выбирается хотя бы одна функция, то все поля, для которых функция не выбрана, становятся группой. В нашем случае группой становятся поля «Товар» и «Единица измерения». Группа - это некоторая комбинация значений, которая может повторяться в базе и для которой будет вычислена функция. В примере мы можем выделить следующие группы: Крупа-кг, Крупа-т, Хлеб-шт. В результате работы отчета получится следующий результат:

В зависимости от функции результат будет отличаться. Посмотрим какой результат будет, если выбрать другую функцию:

Функции «Сумма», «Среднее» и «Баланс» могут работать только с числовыми полями. Для остальных функций поля могут быть любых типов.

Если в выбранных полях встречаются пустые поля (содержат значение NULL), то все функции будут игнорировать эти значения. Т. е. наличие таких пустых значений на результат никак не влияет.

Функция вычисляет количество уникальных значений, входящих в группу. Возьмем для примера исходные данные формы, указанные в таблице выше. Посчитаем для каждого товара количество уникальных единиц измерения. Для сравнения добавим еще функцию «Количество». Настройки отбора будут выглядеть следующим образом:

Поле «Товар» является группой. В группу входят следующие значения: Крупа и Хлеб. Для круп имеется две уникальных единицы измерения: кг и т, для хлеба - шт. Результат работы отчета будет следующим:

Если в отборе присутствует дата и функции, то можно группировать результаты вычислений функций по периодам: дням, неделям, месяцам, кварталам, полугодиям и годам. Для этого в списке «Группировка по дате» выбирается поле даты и выбирается период. Дата будет преобразована к виду, в зависимости от выбранного периода. К примеру, если выбран период «Месяц», то из даты будет извлекаться месяц и год и преобразовываться к виду: год.месяц. С помощью такой группировки вы легко можете узнать, например, сумму заказов в каждом месяце.

Когда настроена группировка по дате, в окне отчетов появляется дополнительная кнопка, которая позволяет выбрать другой период.

Давайте представим как бы выглядел результат работы отчета в зависимости от выбранного периода. Посчитаем количество товара за период. Отбор у нас следующий:

Период: день

Период: Месяц

Период: Полугодие

Период: Год

Обратите внимание, что тип поля будет отличаться от типа «дата», если выбран период отличный от «День». Для периодов «неделя, месяц, квартал, полугодие» тип поля будет «текст». Для периода «год» тип поля будет «число». Это надо учитывать при составлении выражений.

Отчет может объединять данные из нескольких источников. Для этого нужно добавить еще один или более источников кнопкой «Добавить источник». Затем, как обычно, выбираете форму, таблицу (при необходимости) и поля. Поля разных источников должны быть одного типа или быть совместимыми. Совместимые поля - это текст, заметка и список. Для всех остальных полей требуется точное соблюдение типа.

Для этой функции требуется как минимум два источника и указание типа источника: приход или расход. Эта функция вычисляет разницу между суммой прихода и суммой расхода.

Представим данные двух источников. Данные первого источника (приход):

Данные второго источника (расход):

В результате объединения получаем:

Положительные числа означают приход, отрицательные - расход. В результате группировки и суммирования количества получаем:

В некоторых случаях допускается не выбирать поле источника. Например, для функции «Количество» обычно поля в источниках не выбираются. В этом случае, функция считает количество записей, а не количество непустых значений. При извлечении данных из нескольких источников в некоторых из них может не быть подходящего поля. Вместо отсутствующего поля будет подставлено значение NULL, что соответствует пустой ячейке. Также поле может не выбираться специально для функций, чтобы вычислить результат не для всех источников. Значение, которое будет подставлено вместо отсутствующего поля зависит от функции. Так для функций «Сумма» и «Баланс» вместо отсутствующего поля будет подставлен 0. Для остальных функций будет подставлено значение NULL, которое функции не учитывают при вычислении. Пример отбора с пустыми ячейками можете увидеть на рисунке выше.

Параметры отчета используются для фильтрации пользователем данных отчета. В настройках отбора поставьте флажок «Параметр» напротив полей, которые будут служить параметрами отчета. Когда пользователь откроет отчет, он увидит табличку, такую же как в окне фильтра формы, в которой можно задавать значения для параметров. Параметры применяются после нажатия кнопки «Обновить» на панели инструментов.

Вид параметра зависит от типа поля. Здесь все так же, как и в фильтре формы. Для чисел задается диапазон значений, для списков и объектов - раскрывающийся список, и т. д. Если в отборе поле объекта, то тип определяется по полю объекта. Чтобы в параметрах можно было выбирать объект из списка, добавьте его в отбор и поставьте флажок «Параметр», флажок «Видимое» можете снять по желанию. Имена полей-параметров и видимых полей могут совпадать при условии, что для первых снят флажок «Видимое».

В каждом источнике может быть задан фильтр, который позволяет извлекать данные по определенным критериям.

Настройка табличной части отчета ничем не отличается от настройки табличной части формы, кроме того, что нельзя поменять заголовки столбцов.

Вычисляемые поля позволяют проводить разные вычисления с данными отчета. Например, сложить 2 поля отчета, или обратиться к базе данных за дополнительными сведениями. Примеры выражений:

[оклад]+[доход]

[сумма]*1.25

'Константа'

dbsum('Заказ', 'Сумма', '[клиент]=' + cstr([код клиента]) + ' & [!дата]>=date')

[!год]=2016

Вычисление выражений происходит во всех записях отчета после их извлечения из базы. Для каждого вычисляемого поля выбирается тип данных, которые будут в нем содержаться. Результат выражения должен совпадать с типом поля. Для чисел и текста также задаются точность и длина текста. Во всех числовых полях включена группировка цифр по классам, т. е. числа будут иметь вид: 1 000 000, 1 200 и т. д.

После того как данные отчета получены и рассчитаны вычисляемые поля (если они есть) может потребоваться дополнительная фильтрация данных. Она выполняется с помощью логического выражения. Если выражение истинно (условие выполняется), то запись остается, если ложно, удаляется из набора. Примеры выражений:

[Количество]<=0

[!год]=YearOf([дата])

MonthOf([дата])=10 

Раскраска позволяет выделить цветом ячейки и строки цветом в зависимости от результата логического выражения. Если результат истинный, то ячейка или строка будет окрашена в заданный цвет. Если несколько условий истинно, то будет выбрано первое истинное условие. Для раскраски всей строки поле выбирать не нужно (оставьте ячейку «Имя поля» пустой).

Дополнительно ко всему в окне отчета можно вычислять итоги по столбцам и выводить результат в нижней части окна. Для вычисления итогов доступны следующие функции: сумма, среднее, количество, максимум, минимум. Для функции «Количество» допускается не указывать поле.

В отчет можно добавить какое-нибудь пояснение, чтобы помочь пользователю разобраться с ним и понять его назначение. В окне отчета появляется дополнительная кнопка «Помощь». Настраивается точно так же, как справочный текст в форме.

Чтобы ускорить настройку внешнего вида отчетов, воспользуйтесь кнопкой «Копировать стиль». Выберите отчеты, к которым будут применены настройки табличной части текущего отчета (который выделен в окне управления отчетами).

Любой отчет можно экспортировать в файл формата CSV - это текстовый формат, в котором значения отделяются точкой с запятой. В первой строке файла находятся названия полей, в остальных - значения полей. Обычно файл открывается в табличном редакторе, например в Excel. В диалоговом окне выберите поля для экспорта и введите имя файла, куда будут экспортированы данные отчета. Если поле для ввода имени файла оставить пустым, то отчет будет экспортирован во временный файл и программа откроет его в программе по умолчанию. Данные могут быть сохранены в кодировке UTF-8 или ANSI.

Для печати отчета создайте один или несколько шаблонов и укажите их в свойстве отчета «Шаблоны», аналогично свойству формы Шаблоны. Дополнительная обработка данных при печати настраивается в свойстве отчета «При печати» (аналогично свойству формы Вычисляемые поля).

Для обеспечения печати параметров и итогов отчета, наряду с его данными, окно отчета представляется как форма, а параметры и итоги представляются как поля формы. Названия полей этой формы совпадают с названиями параметров и итогов отчета. Кроме того для параметров создаются дополнительные поля для печати таких значений, как: Не, Пусто, Начальное значение, Конечное значение, Все значения. Этим значениям соответствуют имена поля, оканчивающиеся соответственно на: _not, _null, _begin, _end, _text. Например (см. скриншоты), для параметра «Дата», кроме поля «Дата», создаются дополнительные поля: Дата_not, Дата_null, Дата_begin, Дата_end, Дата_text. Само поле «Дата» будет содержать текстовое представление первого значения параметра, например: 01.01.2018 .. 31.12.2018. Все поля, кроме _text, содержат только первое значение параметра. Для каждого параметра и итога отчета программа подбирает поле соответствующего типа. Т. е. если это число, то поля «_begin», «_end» будут числовыми с той же точностью и группировкой цифр, что и в форме-источнике. Если параметр объект, то и поле будет объектом и в шаблоне, и в вычислениях при печати можно ссылаться на поля объекта.

К самим данным отчета в вычислениях при печати можно обращаться так, как если бы это был запрос на форме. Посмотреть пример использования печати отчетов можно в демонстрационной базе, идущей в составе программы (см. отчет «Доход по клиентам»).